Depois de facilitar a emissão da nota fiscal eletrônica da empresa, departamento de TI da Toledo do Brasil vai a fórum para contar como conseguiu simplificar e informatizar o processo
Até há pouco tempo, as notas fiscais eram confeccionadas em gráfica autorizada pela prefeitura para tal serviço, com padrão escolhido pelos governos municipais, e preenchidas por impressoras matriciais da Toledo . Com a internet muito mais acessível para empresas e a digitalização de arquivos de papel, os comprovantes também passaram por esse processo de modernização.
Foi instituída a obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços. As empresas foram avisadas de que teriam um prazo para a adaptação das rotinas de emissão. As prefeituras de cada cidade disponibilizariam o sistema online para cadastro e o número da nota fiscal de serviços passaria a ser fornecido por eles.
Aos poucos, as filiais da Toledo do Brasil buscaram alternativas para aderir ao serviço online e isso gerou novos desafios para a equipe. “A solução era digitar nota por nota no site da prefeitura, o que gerava muito trabalho e consumia muito tempo, além de correr risco de erros de digitação”, conta Fabio Aragão, analista de sistemas da Toledo.
A Matriz da Toledo recebeu a notificação da prefeitura de São Bernardo do Campo, em São Paulo, com o prazo de dois meses para se adequar à nova rotina, mas digitar cada nota no site municipal, como já acontecia nas filiais era uma alternativa inviável devido ao volume de documentos. O processo tomava muito tempo e na matriz seria prejudicial ao faturamento.
Pensando nisso, a equipe do departamento de Tecnologia da Informação desenvolveu uma maneira de interligar o sistema já utilizado de controle, o SAP, com o site da prefeitura e fizeram com que esse envio de dados fosse automatizado. “O SAP transmite a nota fiscal para a prefeitura na qual a filial está estabelecida utilizando o certificado digital que a Toledo adquiriu com a SERASA para assinatura digital”, explica Fábio.
“A filial emitia a nota no SAP, imprimia e lançava campo a campo no site da prefeitura, hoje economizamos tempo e diminuímos a margem de erros, simplificou muito o processo”, comemora Julio Cesar Bezerra de Menezes, analista fiscal da Toledo.
Para quem ajudou a desenvolver esse projeto foi uma experiência diferente. Giane Baron, analista de sistemas, ajudou na etapa dos testes nas filiais. “Foi muito bom, porque todos participaram e colaboraram muito na implantação”, conta ela.
Muitas empresas prestadoras de serviço têm a mesma dificuldade. Por isso, a Toledo do Brasil compartilha seu conhecimento na 16ª edição do SAP Forum, maior evento de negócios e tecnologia da América Latina, realizado pela SAP Brasil.
Serviço
Nota Fiscal Eletrônica de Serviços: Panorama, Desafios e Utilização do PI como Ferramenta Estratégica
Dia 13 de março às 18h30
Centro de Convenções WTC – sala Curitiba 2
Avenida das Nações Unidas, 12.559 – Brooklin Novo – São Paulo, SP